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Chapter 1 종이 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한가?
토요타 한 장만의 세 가지 특징
1. 한눈에 전체가 보인다 (일람성)
2. 틀이 있다 (틀)
3. 틀마다 제목이 붙어 있다 (주제)
어떤 서류든지 반드시 해야만 하는 역할이 있다. 통과되지 않는 기획서는 몇 백 장을 써도 의미가 없다. 영업 내용을 파악할 수 없는 영업 보고서도 회의의 중요한 포인트를 파악하지 못한 의사록도 의미가 없다.
토요타의 한 장에는 지도와 같은 역할이 있다. 읽고 알 수 있는 것이 아니라 보고 알 수 있는 한 장이다.
종이에 적어보면 ‘안다’와 ‘모른다’가 보인다
- 어떤 대상에 대한 이해도를 알 수 있다.
- 제대로 이해하지 못한 부분은 여실히 드러났다. 또 한 장으로 요약하기 위해 내용을 줄이는 과정에서 정보의 중요도를 올바르게 이해하고 있는지도 알 수 있었다. 올바르게 이해하고 있다면 중요한 정보는 남고 불필요한 정보는 삭제된다.
- ‘보이도록 구체화’라는 토요타의 유명한 말이 있다. 토요타에 근무하면서 이 말의 의미를 가장 실감했던 때는 바로 이 서류 한 장으로 내 머릿속을 ‘보이도록 구체화’하는 순간이었다.
일람성 : 이해하기 쉽게 전달하기 위해 대단히 중요한 포인트
이해도를 높이는 데 도움이 되는 다른 두 가지 특징하 : 틀, 제목
- 제목을 항목별로 나누어 제각각을 틀로 분류하고 그 틀 안에 꼭 필요한 최소한의 정보만을 담기
- 틀과 제목이 있으니 읽는 사람은 ‘이 부분에는 무엇이 적혀 있는지’를 한눈에 알 수 있다.
- 전체를 파악하면 ‘이 서류는 무엇 때문에 작성된 것인가?’도 알 수 있다.
- 읽기 전에 어떤 내용이 있을지 예측 가능하기 때문에 읽기도 더 수월
- 제목이 붙어 있기 때문에 정보의 취사선택도 쉽다

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