책소개
종이 한 장으로 하는 생각 정리법
취직 시험 때의 입사지원서, 승진 시험의 소논문, 전직 때의 이력서 등 단 한 장의 종이가 인생을 좌우하는 경우가 있다. 이 ‘한 장’을 잘 작성하기 위해 필요한 것은 정보를 정리하고 자신의 생각을 요약해 전달하는 능력이다. 엄청나게 늘어난 정보에 비해 개개인이...
Chapter 1 종이 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한가?
토요타 한 장만의 세 가지 특징
1. 한눈에 전체가 보인다 (일람성)
2. 틀이 있다 (틀)
3. 틀마다 제목이 붙어 있다 (주제)
어떤 서류든지 반드시 해야만 하는 역할이 있다. 통과되지 않는 기획서는 몇 백 장을 써도 의미가 없다. 영업 내용을 파악할 수 없는 영업 보고서도 회의의 중요한 포인트를 파악하지 못한 의사록도 의미가 없다.
토요타의 한 장에는 지도와 같은 역할이 있다. 읽고 알 수 있는 것이 아니라 보고 알 수 있는 한 장이다.
종이에 적어보면 ‘안다’와 ‘모른다’가 보인다
- 어떤 대상에 대한 이해도를 알 수 있다.
- 제대로 이해하지 못한 부분은 여실히 드러났다. 또 한 장으로 요약하기 위해 내용을 줄이는 과정에서 정보의 중요도를 올바르게 이해하고 있는지도 알 수 있었다. 올바르게 이해하고 있다면 중요한 정보는 남고 불필요한 정보는 삭제된다.
- ‘보이도록 구체화’라는 토요타의 유명한 말이 있다. 토요타에 근무하면서 이 말의 의미를 가장 실감했던 때는 바로 이 서류 한 장으로 내 머릿속을 ‘보이도록 구체화’하는 순간이었다.
일람성 : 이해하기 쉽게 전달하기 위해 대단히 중요한 포인트
이해도를 높이는 데 도움이 되는 다른 두 가지 특징하 : 틀, 제목
- 제목을 항목별로 나누어 제각각을 틀로 분류하고 그 틀 안에 꼭 필요한 최소한의 정보만을 담기
- 틀과 제목이 있으니 읽는 사람은 ‘이 부분에는 무엇이 적혀 있는지’를 한눈에 알 수 있다.
- 전체를 파악하면 ‘이 서류는 무엇 때문에 작성된 것인가?’도 알 수 있다.
- 읽기 전에 어떤 내용이 있을지 예측 가능하기 때문에 읽기도 더 수월
- 제목이 붙어 있기 때문에 정보의 취사선택도 쉽다
토요타에서 배운 종이한장으로 요약하는 기술을 읽고
질질 끌지마, 한장을 활용하면 불필요한 낭비가 사라져
누구나 한번 쯤은 상대방과 이야기를 하다가 이러한 이야기를 들은 적이 있을 것이다.
그래서 하고자 하는 말이 뭐야? 요점이 뭐야? 돌리지 말고 핵심만 이야기 해.
하지만 말하는 자신도 가끔 내가 무슨말을 하려고 하는지 잘 모를 때가 있다.
어렸을 때는 어떤 말이건 장황하게 번지르르한 미사여구를 넣어서 말하는 게 더 스마트해보였을 지 모르지만, 사실 하고 싶은 말을 단 한장으로 핵심만 요약해서 말하는 것이 더 어려운 것이 사실이다. 더구나 요즘 처럼 1분 1초가 중요한 현실에서 효율화된 업무처리는 매우 중요하다
그런 의미에서 이 책은 직장인 뿐만 아니라, 학생, 가정주부에 이르기까지 꼭 읽어야할 가치가 있다.
저자에 따르면 중요한 미팅이든 어떠한 보고서를 쓰던, 발표를 위한 PRESENTATION을 하던, 한장으로 볼 수 있게 정리를 잘 해 놓으면 보다 효율적인 업무처리가 가능하다고 한다.
토요타에서 배운 종이 한장으로 요약하는 기술을 읽고
-제대로 요약한 한장의 서류는 단순히 정보만을 보여주는 것이 아니라 살아 움직이는 한장의 서류가 된다-
어렸을 때는 글을 길고 장황하게 하는 것이 더 좋아보이고 유능해보였지만, 세상을 살아가다보니 길게쓰는 것 보다 자신의 생각을 한장정도로 요약하는 것이 더 어려운 것임을 깨달았다.
이러쿵 저러쿵 쓰는 것 보다, 담백하게 내가 말하고자하는 바를 명확하게 한장으로 누구나 보기쉽게 요약하는 기술은 그냥 한장으로 대충 적으면 될 것 같지만 사실 매우 어렵다. 그런 의미에서 이 책은 제목을 보자마자 나의 마음을 사로 잡았다.
이책의 저자는 토요타에서 오래일한 직원으로 회사는 사실 많은 서류를 요구하는 곳이다.
하다 못해 주차비를 청구할 때도 서류를 제출해야하는 곳이니, 각종 사업보고서나 기획안, 업무보고등의 자료가 넘치는 것이 당연하다.
![[도서요약] 토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술](https://image4.happycampus.com/Production/thumb212/2023/01/11/data27599180-0001.jpg)
[도서요약] 토요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술
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